En casi todos los trabajos siempre hay una parte de ofimática o de administración en la que mucha gente suele perder su valioso tiempo. A continuación propongo unos simples consejos que ayudan a mejorar y ser más efectivo en estas funciones consiguiendo producir más en el mismo tiempo.
Mandar correos electrónicos. Cuando se mandan correos electrónicos con archivos adjuntos el orden de hacerlo es muy importante. Primero busca el archivo y ponlo a subir. Mientras se completa esta operación es cuando hay que escribir el texto del mensaje, el asunto y el destinatario. Así se gana un poco de tiempo. 
Regla de los 3 minutos. Cuando las tareas se acumulan y el estrés se empieza a apoderar de nosotros es importante respirar hondo y hacer un listado de todas las tareas pendientes. Una vez hecha la lista solo hay que ir leyendo las tareas y preguntarse: ¿esta tarea la puedo hacer en 3 minutos? Si la respuesta es afirmativa hazla y luego vuelves a la lista, si la respuesta es negativa pasa a la siguiente tarea. Descubrirás que hay muchas cosas que se pueden hacer de forma rápida y te ayudará a bajar el nivel de estrés.
Planifica tus distracciones. Es tremendamente complicado evitar el “desconectar” del trabajo un rato mientras estás haciendo cosas (Facebook, Twitter, correos personales, ver noticias…) Pero se puede ser más eficiente si decides cuando y que tiempo vas a desconectar. La recomendación es que te des 5 minutos de reloj de desconexión por cada hora de trabajo. Para esto es importante ser completamente rígido en los horarios y no pasarse.
Leer los correos solo una vez. A menudo la gente desperdicia el tiempo de forma inconsciente leyendo los correos cuando le llegan y diciendo, “luego lo respondo” y tienen que volver a leerlo de nuevo. No lo dejes, si has abierto el correo electrónico y lo has leído aprovecha y contéstalo o haz las gestiones que correspondan, sino no abras el correo hasta que tengas tiempo para atenderlo.
Por último un consejo que todo el mundo da pero casi nadie es capaz de cumplir, pero que es 100% efectivo. A nivel psicológico si estás en un entorno desordenado y caótico tu mente también está dispersa. Intenta que aunque tengas mil cosas a medias, que sobre la zona de trabajo (a la vista) no haya mil secciones. Se organizado. Cuando más despejada esté tu zona de trabajo tu mente funcionará mejor porque no siente la presión de todo lo que tiene pendiente. El truco es simplemente que no esté a la vista, si quieres usa 1 o 2 cajones para guardar carpetas o documentos pendientes de revisar o cosas por hacer, pero que no estén a la vista. Si trabajas todo online, hazte una carpeta y dentro de esa ya te organizas como quieras y haces todas las carpetas o archivos que necesites, pero que en el escritorio solo se vea una carpeta.
Después de todos estos consejos recuerda que al final todo es trabajo y siempre se espera que hagas más de lo que puedes y cada persona tiene un límite de trabajo el cual nadie puede superar. En momentos puntuales se puede hacer un sobre esfuerzo pero no se puede dar el 110% todos los días. Sin ser vago intenta relajarte y hacer las cosas con tranquilidad.
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